Zeitmanagement mit Methode: So geht es mit den richtigen Apps
Planen Sie Ihre Zeit mit einfachen Mitteln und erzielen dennoch gute Ergebnisse: Das geht auf Papier – oder mit diesen Anwendungen für iPhone, Mac und Co.
- Hannes Kropf
Gutes Zeitmanagement muss nicht kompliziert sein, im Gegenteil: Einfache Methoden bringen oft die besten Ergebnisse. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Methoden vor, die dem PDCA-Zyklus von Edward Deming folgen. PDCA steht für Plan, Do, Check, Act – plane, handele, überprüfe und (re)agiere. Dabei handelt es sich nicht um ein Zeitmanagement-Framework wie GTD (Getting Things Done). Vielmehr ist es ein übergreifendes Verfahren, mit dem Sie die verschiedenen im Artikel vorgestellten Methoden ausprobieren, kombinieren und in Ihren Alltag übernehmen. Der Zyklus hilft somit, Ihr Zeitmanagement immer weiter zu verbessern.
Planen
Ein persönliches Kanban-Board ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Aufgaben übersichtlich zu visualisieren und Ihre Zeit besser zu managen. Ein Kanban-Board ist ein visuelles Tool, das Ihre Aufgaben in verschiedene Spalten aufteilt. Die drei am häufigsten verwendeten sind: "Zu tun", "In Arbeit" und "Erledigt". Es gibt Apps und Webdienste, die Sie dafür nutzen können (dazu gleich mehr), oder Sie erstellen Ihr persönliches Kanban-Board ganz einfach auf einem Blatt Papier. Teilen Sie das Blatt in die entsprechende Anzahl von Spalten auf und beschriften Sie sie. Jede Aufgabe notieren Sie auf einer eigenen Karte, die Sie dann in die passende Spalte legen. Eine Aufgabe beginnt in der Spalte "Zu tun", wird dann zu "In Arbeit" verschoben, und wenn sie abgeschlossen ist, kommt sie in die Spalte "Erledigt". So behalten Sie immer den Überblick und wissen, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und welche bereits erledigt wurden.
- Mit dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) lässt sich das persönliche Zeitmanagement verbessern.
- Ein Kanban-Board ist ein visuelles Tool für eine übersichtliche Planung.
- Die MoSCoW-Methode und das Eisenhower-Prinzip erleichtern das Priorisieren von Aufgaben.
- Die Pomodoro-Technik basiert auf kleineren Zeitscheiben für erreichbare Ziele und Pausen.
Der Vorteil eines Kanban-Boards ist, dass es Ihnen einen klaren Überblick über alle Ihre Aufgaben und deren Status gibt. Sie können Ihre Aufgaben nach Priorität sortieren, indem Sie wichtige in der betreffenden Spalte oben platzieren. Damit gewährleisten Sie, dass Sie die wichtigen Aufgaben zuerst erledigen. Die visuelle Darstellung der Aufgaben hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden. Je nach Komplexität kann es helfen, mithilfe der Spalten zeitlich zu visualisieren, welche Aufgaben beispielsweise morgen und übermorgen zu erledigen sind, welche in der kommenden Woche oder zu einem bestimmten Datum.
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